Акт сверки с поставщиком: когда делать и что проверить
Когда запрашивать акт сверки у поставщика, какие расхождения искать при предоплатах и частичных поставках, шаблон письма и что меняет подпись под актом.
Акт сверки с поставщиком нужен, когда вы платите авансами, получаете товар частями и уже не уверены, кто кому должен: поставщик вам товар или вы ему деньги. Запрашивайте акт перед новой предоплатой, в конце квартала, при смене бухгалтера и до любой претензии. Сверка сравнивает ваши платежи и отгрузки поставщика за период и показывает, где суммы разошлись и почему.
Обновлено 03.11.2026. Нормы сверены с ГК РФ (ст. 196 и 203) и законом 402-ФЗ (ст. 9).
Главное
- Акт сверки показывает, что сходится в ваших записях и в записях поставщика, а что нет.
- Запрашивайте его до новой предоплаты, а не после спора.
- Каждую строку акта проверяйте по платёжкам, УПД и накладным.
- Подписывайте только сумму, которую подтвердили своими документами.
Что такое акт сверки и с чем его сверять
Акт сверки взаиморасчётов это таблица операций по договору за период: ваши оплаты, отгрузки поставщика, возвраты и итоговый остаток. Саму поставку и саму оплату оформляют первичные документы: по ч. 1 ст. 9 закона 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учётным документом. Для поставки это УПД или накладная, для оплаты платёжное поручение. Акт только сводит их в одну таблицу, поэтому строки акта проверяют по первичке, а не наоборот.
Если у поставщика в акте есть отгрузка, а у вас нет подписанного УПД на неё, это повод запросить копию документа, а не повод соглашаться с суммой. Какие документы просить у поставщика к каждой поставке, мы разбирали в статье про УПД, накладную и счёт-фактуру.
Когда запрашивать акт
- Перед очередной предоплатой, если по прошлой оплате поставка закрыта не полностью.
- В конце квартала и года, чтобы бухгалтер не искал разницу в последний день.
- После смены бухгалтера или учётной программы.
- Когда поставщик сообщил о новых реквизитах, новом юрлице или новом счёте.
- Перед претензией или иском: акт покажет, какую именно сумму вы оспариваете.
- Когда товар по оплаченным счетам долго не отгружают.
Если по прошлой оплате товар пришёл не весь или с браком, это отдельный разговор с актом приёмки и претензией: порядок описан в статье о недостаче и браке от поставщика.
Как обычно
- Поставщик прислал акт, его подписали не глядя
- Расхождение решили разобрать потом
- Сверка со всеми поставщиками одним документом
- Вопрос по сумме задан устно в мессенджере
Как лучше
- Акт сверен построчно с платёжками и УПД
- Расхождения перечислены письмом с документами
- Отдельная сверка по каждому договору
- Подпись только под суммой, которая сошлась
Какие расхождения искать
Ниже частые причины, по которым суммы в акте не сходятся. Все суммы в таблице учебные.
| Расхождение | Как выглядит | Где искать причину | Что сделать |
|---|---|---|---|
| Платёж не учтён | Вы оплатили 120 000 р., у поставщика учтено 100 000 р. | Платёжное поручение: сумма, дата, назначение платежа | Приложить платёжку и попросить найти поступление |
| Платёж ушёл на другой договор | Оплата 60 000 р. стоит в акте по прошлому договору | Назначение платежа и номер договора | Письмом попросить отнести оплату к нужному договору |
| Отгрузка есть у поставщика, нет у вас | В акте поставка на 45 000 р., товар вы не принимали | УПД или накладная, подпись, дата приёмки, ваши остатки | Запросить копии документов и до них акт не подписывать |
| Разная цена | Цена 300 р. за штуку у вас и 330 р. у поставщика | Спецификация к договору и счёт | Сверить условия, при споре оформить допсоглашение |
| Не учтён возврат | Вернули двадцать штук, а зачёта в акте нет | Акт о браке, накладная на возврат | Приложить возвратные документы и претензию |
| Аванс без поставки | Остаток предоплаты 80 000 р., отгрузки по нему нет | Счёт и срок поставки в договоре | Потребовать поставку или возврат денег |
Учебный пример: все суммы условные
Курсовая разница чаще всего возникает в договорах в юанях. Правило пересчёта должно быть записано в договоре, а запас на него лучше закладывать заранее: как это сделать, мы разбирали в статье о курсе юаня в закупке.
Как провести сверку по шагам
Выберите договор и период10 минут
Одна сверка на один договор, иначе суммы смешаются.
Соберите свои документы30 минут
Платёжные поручения, УПД и накладные, документы на возвраты за период.
Запросите акт у поставщика5 минут
Отправьте письмо из шаблона ниже: договор, период, срок ответа.
Сравните построчнооколо часа
Платёж с платежом, поставку с поставкой. У каждого расхождения запишите причину.
Отправьте список расхождений20 минут
Перечислите строки и приложите документы. Не соглашайтесь на общую сумму с припиской разберёмся потом.
Подпишите или зафиксируйте разногласия10 минут
Подпишите, когда итог сошёлся, или приложите перечень строк, по которым спор. Скан храните вместе с договором.
Шаблон письма поставщику
Тема: Запрос акта сверки взаиморасчётов по договору № ___ от ___
Здравствуйте, ___. Просим направить акт сверки взаиморасчётов по договору № ___ от ___ за период с ___ по ___ с перечнем поставок и принятых оплат. С нашей стороны за этот период оплачено ___ р., платёжные поручения во вложении. Просим ответить до ___. Если наши данные расходятся с вашими, укажите документ, по которому не сходится сумма.
Если в присланном акте есть расхождения, ответ может быть таким: «Акт получили. По строкам ___ суммы не сходятся: наша оплата ___ р. от ___ у вас не отражена, платёжное поручение во вложении. Подписать акт с этой суммой не можем. Просим уточнить и прислать исправленный акт».
Что меняет подпись под актом
Общий срок исковой давности три года со дня, который определяют по ст. 200 ГК РФ (п. 1 ст. 196 ГК РФ). По ст. 203 ГК РФ течение срока прерывается, если обязанное лицо совершает действия, свидетельствующие о признании долга, и после перерыва срок начинается заново. Подписанный акт с суммой долга может оказаться таким действием. Признаёт ли долг конкретный акт, решает суд по обстоятельствам дела.
Отсюда два практических вывода. Не подписывайте сумму, с которой не согласны: потом придётся объяснять, почему вы её подписали. И наоборот, если поставщик должен вам товар или деньги по старой предоплате, акт с этим долгом, подписанный поставщиком, работает на вас.
Начните с договора, по которому самая старая незакрытая предоплата, и отправьте поставщику письмо из шаблона. Чтобы заранее видеть, когда ждать товар и когда платить, заведите платёжный календарь на 8 недель.
Что делать дальше
Посчитайте полную цену партии до оплаты: закупка, доставка, пошлина, ввозной НДС, документы и маркировка в одном расчёте.