Учёт остатков в таблице WB, Ozon и склада: шаблон
Как вести учёт остатков по складам WB, Ozon и своему складу в одной таблице: колонки, формулы, еженедельная сверка и порог дозаказа.
Обновлено 28.10.2026. Справка WB «Помощник» сверена 28.10.2026.
Остатки по WB, Ozon и своему складу удобно вести в одной таблице из двух листов: «Журнал» записывает каждое перемещение штук, «Свод» сам считает остаток по каждому месту. Площадка показывает остаток только у себя, а общую картину по товару она вам не соберёт. Чтобы не распродать товар в ноль, нужны три вещи: учёт «в пути», сверка с отчётом площадки раз в неделю и порог, ниже которого вы заказываете новую партию.
Главное
- Остаток ведём по перемещениям: откуда, куда, сколько
- Четыре места на артикул: свой склад, в пути, WB, Ozon
- Сверка с отчётом площадки раз в неделю в один и тот же день
- Порог дозаказа задаётся числом, статус считает формула
Для кого и что даёт эта таблица
Шаблон рассчитан на небольшого селлера с несколькими артикулами, который держит товар сразу в нескольких местах: на своём складе, у площадок и в дороге между ними. Формулы работают в Google Таблицах и Excel. Названия функций даны для русского интерфейса; в английском это SUMIFS, SUM и IF, а разделителем аргументов бывает запятая вместо точки с запятой.
Как считать запас в днях и как делить ассортимент по важности, мы разобрали отдельно: запас в днях и ABC-анализ. Здесь только учёт: сколько штук где лежит и совпадает ли это с тем, что показывает площадка.
Принцип: одна запись, одно перемещение
Каждое событие записывается одной строкой журнала: откуда штуки ушли, куда пришли и сколько. Покупка у поставщика это «Поставщик → Свой склад». Отгрузка на WB это «Свой склад → В пути», а после приёмки «В пути → WB». Продажа это «WB → Покупатель», возврат наоборот. Списание брака это «Свой склад → Списание». Остаток любого места считается одной формулой: всё, что пришло, минус всё, что ушло. Так не нужно отдельно придумывать, как учитывать возвраты и брак.
Структура таблицы
| Лист | Колонка | Что вносить | Как заполнять |
|---|---|---|---|
| Журнал | Дата | дата операции | вручную, формат даты |
| Журнал | Артикул | ваш внутренний артикул | выбор из списка артикулов |
| Журнал | Откуда | Поставщик, Свой склад, В пути, WB, Ozon, Покупатель | выпадающий список |
| Журнал | Куда | Свой склад, В пути, WB, Ozon, Покупатель, Списание | выпадающий список |
| Журнал | Количество | положительное число штук | вручную, минус не ставим |
| Журнал | Документ | накладная, УПД, номер поставки | вручную, для поиска |
| Свод | Остаток по месту | свой склад, в пути, WB, Ozon | формула из раздела ниже |
| Свод | Всего у вас | сумма четырёх мест | сумма по строке |
| Свод | Порог и статус | порог дозаказа и слово «Заказывать» или «Хватает» | порог вручную, статус формулой |
Лист «Журнал» и лист «Свод»: что где лежит
Формулы свода
Названия мест в шапке свода (B1, C1, D1, E1) должны совпадать с названиями в журнале буква в букву. Формула в ячейке B2 для остатка на своём складе по артикулу из A2:
=СУММЕСЛИМН(Журнал!$E:$E;Журнал!$B:$B;$A2;Журнал!$D:$D;B$1)-СУММЕСЛИМН(Журнал!$E:$E;Журнал!$B:$B;$A2;Журнал!$C:$C;B$1)
Её растягивают вправо на «В пути», «WB», «Ozon» и вниз по всем артикулам. Первая часть суммирует штуки, которые пришли в это место, вторая те, что ушли. Колонка «Всего у вас» это сумма четырёх мест: =СУММ(B2:E2). Статус в последней колонке: =ЕСЛИ(F2<=G2;"Заказывать";"Хватает"), где G это порог дозаказа, который вы вносите вручную или берёте из расчёта запаса в днях.
Учебный пример
Данные учебные: один артикул и пять записей журнала.
| Запись | Откуда | Куда | Количество |
|---|---|---|---|
| Закупка | Поставщик | Свой склад | 300 шт. |
| Отгрузка на WB | Свой склад | В пути | 150 шт. |
| Приёмка на WB | В пути | WB | 150 шт. |
| Продажи за неделю | WB | Покупатель | 40 шт. |
| Возврат | Покупатель | WB | 5 шт. |
Учебный пример: записи журнала по одному артикулу
Итог по формуле: свой склад 150 шт., в пути 0 шт., WB 115 шт., всего у вас 265 шт. Порог дозаказа в примере тоже учебный, 120 шт., поэтому статус «Хватает». Если продать ещё 150 шт., всего у вас останется 115 шт., это меньше порога, и статус сменится на «Заказывать».
Еженедельная сверка с площадками
Таблица полезна, только пока совпадает с реальностью. Раз в неделю, в один и тот же день, сверяйте свод с отчётами площадок.
Выгрузите остатки10 минут
Скачайте отчёт об остатках в кабинете WB и в кабинете Ozon в один и тот же день.
Сравните со сводом10 минут
Поставьте рядом две колонки: остаток по вашему учёту и остаток по отчёту площадки. В третьей колонке разница: отчёт минус учёт.
Разберите расхождения15 минут
Начните с артикулов, где разница не нулевая. Проверьте журнал: пропущенная приёмка, продажа, возврат, списание.
Поправьте журнал, а не свод5 минут
Недостающее перемещение добавьте строкой в журнал. Формулы свода руками не переписывайте.
Посмотрите статусы5 минут
Найдите артикулы со статусом «Заказывать» и решите, что закупать.
В справке про «Помощника» (обновлена 23.10.2026) WB называет отчёт «История остатков» среди данных, которыми пользуется ИИ-чат, и описывает мониторинги: уведомление приходит, когда остаток товара на выбранном складе становится меньше заданного вами числа. Это удобный дополнительный сигнал, но он не заменяет вашу таблицу: площадка не знает о товаре на вашем складе и в дороге. Что именно доступно без подписки «Джем», сверяйте по справке в кабинете. Для Ozon откройте в кабинете выгрузку остатков и сверяйте её так же: названия разделов у площадок меняются.
Что делать с расхождением
Как обычно
- Правят цифру в своде вручную, чтобы сошлось
- Через месяц никто не помнит, откуда взялась разница
- Возвраты и брак не учитываются
Как лучше
- Добавляют недостающую строку в журнал с номером документа
- Каждая разница объяснена записью
- Возврат и брак это такие же перемещения
С чего начать
Перенесите структуру выше в свою таблицу и заведите три артикула, а не весь каталог сразу. Порог дозаказа посчитайте по статье про запас в днях, а цену следующей закупки проверьте в калькуляторе партии.
Что делать дальше
Белый импорт и экспорт. Этим занимается Искра ВЭД, партнёр вебинара «Товарка 360».