Как проверить российского поставщика до предоплаты
Что проверить у российского поставщика до предоплаты: ЕГРЮЛ, «Прозрачный бизнес» ФНС, подписант, реальность поставки и документы для вычета НДС.
Обновлено 16.10.2026. Нормы сверены с НК РФ (ст. 54.1, ст. 145 п. 1 и 5, ст. 164 п. 3, ст. 169 п. 2, ст. 172 п. 1 и 9) и 129-ФЗ (ст. 5 п. 1).
Перед предоплатой российскому поставщику проверьте четыре вещи: фирма есть в реестре и действует, у неё нет признаков номинальной фирмы, документы подпишет человек с полномочиями, поставка реальна. Проверка не гарантирует, что налоговая не откажет в вычете НДС. Зато она снижает риск потерять предоплату и показывает, что контрагента вы выбирали осознанно.
Главное
- Проверьте фирму на egrul.nalog.ru и в «Прозрачном бизнесе» ФНС до подписания договора.
- Убедитесь, что договор подписывает руководитель или человек с доверенностью.
- Запросите у поставщика подтверждение, что товар у него есть и он может его отгрузить.
- Для вычета НДС с предоплаты нужны договор с условием о предоплате, платёжка и счёт-фактура, выставленный при получении оплаты.
Почему это касается не только бухгалтера
По ст. 54.1 НК РФ налог нельзя уменьшать за счёт искажения сведений о фактах хозяйственной жизни. Уменьшить налог можно, если одновременно выполнены два условия: основная цель сделки не неуплата налога и не его зачёт или возврат, а обязательство исполнил сам контрагент по договору либо лицо, которому исполнение передано по договору или закону.
По п. 3 той же статьи подписание документов неуполномоченным лицом, нарушение налогового закона контрагентом и возможность получить тот же результат другой сделкой не могут рассматриваться как самостоятельное основание для отказа. Поэтому одна ошибка поставщика сама по себе не лишает вас вычета. Если же поставку исполнил не тот, кто указан в договоре, и обязательство ему никто не передавал, второе условие п. 2 не выполнено. Сохраняйте всё, что подтверждает, кто и как отгрузил товар.
Кого касается раздел про вычет
Вычет нужен тем, кто платит НДС и получает от поставщика счёт с выделенным налогом. Общая ставка НДС 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождены от обязанностей плательщика НДС, если доходы за предыдущий год не превысили 20 млн р.: такой порог установлен с 2025 по 2028 год (п. 1 ст. 145 НК РФ). Если с 2026 по 2029 год доходы превысят 20 млн р. в течение года, обязанности плательщика НДС начинаются с 1-го числа следующего месяца (п. 5 той же статьи). Если вы освобождены, раздел про вычет можно пропустить: проверка поставщика нужна, чтобы не потерять саму предоплату.
Учебный пример. Вы платите по счёту 100 000 р., в том числе НДС 22%. НДС в счёте: 100 000 р. разделить на 1,22 и умножить на 0,22, около 18 033 р. Если в вычете откажут, вы потеряете эту сумму в дополнение к риску по самой предоплате. Пример верен, только если поставщик работает с НДС и выделил его в счёте.
Чек-лист: 8 проверок и где их сделать
| Что проверить | Где | Что считать нормой |
|---|---|---|
| Фирма или ИП есть в реестре, ИНН, ОГРН и название совпадают с договором и счётом | egrul.nalog.ru | Совпадает всё до буквы |
| Нет записей о ликвидации, процессе ликвидации, исключении из реестра, банкротстве | Выписка ЕГРЮЛ | Таких записей нет |
| Нет отметки о недостоверности адреса или руководителя | «Прозрачный бизнес» | Отметки нет |
| Нет адреса массовой регистрации и многократного участия руководителя в организациях | «Прозрачный бизнес» | Отметок нет |
| Руководитель не дисквалифицирован | «Прозрачный бизнес» | Нет в реестре дисквалифицированных |
| Долги по налогам, численность работников, сдача отчётности | «Прозрачный бизнес» | Отчётность сдаётся, долги малы относительно суммы сделки |
| Подписант вправе подписывать | Выписка ЕГРЮЛ или доверенность | Подписывает лицо из выписки или по доверенности |
| Поставка реальна | Ответ поставщика на запрос | Есть склад, доставка и документы на товар |
Что проверить у российского поставщика до предоплаты (третья колонка: ориентир редакции)
Колонка «Что считать нормой» и совет платить новому поставщику частями это ориентиры редакции, а не требования закона. Порог допустимого долга и график оплаты вы выбираете сами под сумму сделки.
По описанию ФНС (2024) сервис «Прозрачный бизнес» показывает сведения ЕГРЮЛ и ЕГРИП, реестр дисквалифицированных лиц, недостоверность сведений об адресе или руководителе, многократное участие физического лица в организациях, адреса массовой регистрации, задолженность по налогам, пеням и штрафам, налоговые нарушения, численность работников и то, сдаёт ли организация отчётность. Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП в PDF даёт сервис ФНС egrul.nalog.ru.
По п. 1 ст. 5 129-ФЗ в ЕГРЮЛ есть сведения о прекращении юрлица (ликвидация, исключение из реестра), о том, что оно находится в процессе ликвидации, о деле о банкротстве и о лице, которое вправе действовать от имени компании без доверенности. Сведения о банкротстве регистрирующий орган вносит в том числе по данным оператора Единого федерального реестра сведений о банкротстве, поэтому при сомнениях их можно сверить и там.
Красные флаги и что делать
| Что увидели | Что сделать |
|---|---|
| Реквизиты в счёте не совпадают с выпиской | Не платить, запросить исправленный счёт |
| Просят оплатить на счёт другой фирмы или физлица | Запросить письменное основание, лучше отказаться |
| Отметка о недостоверности адреса или руководителя | Не платить всю сумму вперёд, предложить оплату частями или после отгрузки |
| В выписке отметка о ликвидации или банкротстве | Не платить |
| Договор подписывает не директор, доверенности нет | Запросить доверенность до подписания |
| Фирма молодая, сотрудников нет, а обещают крупную партию | Запросить документы на прошлые поставки и происхождение товара |
| Цена сильно ниже рынка и «нужно оплатить сегодня» | Не платить без полной проверки |
| Поставщик не отвечает на запрос документов | Считать это ответом и не платить |
Рискованно
- Платить 100% по счёту в день знакомства
- Смотреть только название и ИНН
- Подписывать договор с менеджером без доверенности
- Не просить счёт-фактуру на предоплату
Надёжнее
- Платить частями или после отгрузки, пока поставщик новый
- Смотреть выписку и «Прозрачный бизнес»
- Сверять подписанта с выпиской или доверенностью
- Прописать предоплату в договоре и запросить счёт-фактуру
Документы для вычета НДС с предоплаты
По п. 9 ст. 172 НК РФ вычет НДС с перечисленной предоплаты делают на основании счёта-фактуры, который поставщик выставил при получении оплаты, документов о перечислении оплаты и при наличии договора, где предусмотрена предоплата. Если в договоре нет условия о предоплате, этого вычета не будет. Вычет по самому товару по п. 1 ст. 172 делают после принятия товара на учёт и при наличии первичных документов.
По п. 2 ст. 169 НК РФ ошибки в счёте-фактуре не лишают вычета, если по документу налоговая всё равно может определить продавца, покупателя, товар, стоимость, ставку и сумму налога. Если этого определить нельзя, счёт-фактуру лучше попросить исправить.
Что запросить у поставщика до оплаты
- Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (её можно получить и самим на egrul.nalog.ru).
- Доверенность, если подписывает не руководитель.
- Реквизиты счёта на имя самого поставщика.
- Договор с условием о предоплате и счёт-фактуру на предоплату после платежа.
- Адрес склада и способ доставки товара.
- Образец УПД или счёта-фактуры, который вы получите при отгрузке.
- Документы на товар: кто изготовитель, сертификат или декларация, если товар их требует.
- Оператора ЭДО, если документы пойдут электронно.
Если поставщик продаёт товар, который сам у кого-то купил, отдельно проверьте документы на сам товар: это разобрано в статье «Товар уже куплен. Что запросить у поставщика до продажи».
Найти фирму в реестредо договора
Сверить ИНН, ОГРН, название и руководителя по выписке с egrul.nalog.ru с договором и счётом.
Проверить признаки рискадо договора
Открыть «Прозрачный бизнес»: недостоверность, массовый адрес, дисквалификация, долги, отчётность.
Запросить документыдо счёта
Отправить поставщику список из раздела выше и дождаться ответа.
Согласовать условия оплатыдо платежа
Прописать предоплату в договоре, для нового поставщика выбрать оплату частями.
Сохранить подтвержденияпосле платежа
Сложить выписку, снимки проверок, договор, платёжку и счёт-фактуру в папку поставщика.
Что сохранить после платежа
Договор, выписку и снимки экрана проверок с датой, переписку с поставщиком, счёт, платёжку, счёт-фактуру на предоплату, УПД и документы доставки. Храните их в одной папке на каждого поставщика: если возникнет спор о деньгах или вопрос налоговой, всё будет под рукой.
Что делать дальше
Посчитайте полную цену партии до оплаты: закупка, доставка, пошлина, ввозной НДС, документы и маркировка в одном расчёте.