Сколько хранить документы селлера: сроки и реестр
Сроки хранения УПД, ДТ, налоговых документов и декларации соответствия по актам. Как собрать папку и реестр под запрос проверяющего.
Обновлено 25.10.2026. Нормы сверены с 402-ФЗ ст. 29, НК РФ ст. 23, ТК ЕАЭС ст. 14 и 320, Решением Совета ЕЭК № 44.
Первичные документы и регистры учёта хранят не меньше пяти лет после отчётного года (402-ФЗ, ст. 29). Документы, нужные для расчёта налогов, хранят пять лет (НК РФ, ст. 23). Документы по ДТ тоже хранят пять лет, а декларацию соответствия заявитель обычно хранит десять лет с даты регистрации.
Главное
- Первичку и регистры учёта хранят не меньше пяти лет после отчётного года (402-ФЗ, ст. 29).
- Документы для расчёта налогов хранят пять лет (НК РФ, ст. 23).
- ДТ и документы к ней хранят пять лет со дня наступления обстоятельства из ст. 14 ТК ЕАЭС.
- Декларацию соответствия хранят десять лет с даты регистрации, если техрегламент не установил другой срок.
Какой срок у какого документа
Если документ подходит под несколько норм, берите ту, где срок больше. Договор с поставщиком, УПД, ДТ и декларация соответствия подчиняются разным нормам, поэтому и сроки у них разные.
| Документ | Срок | Основание | Что учесть |
|---|---|---|---|
| УПД, акты, накладные, счета-фактуры | не меньше пяти лет после отчётного года | 402-ФЗ, ст. 29, ч. 1 | если по правилам архивного дела срок больше, хранят дольше |
| Регистры учёта и отчётность | не меньше пяти лет после отчётного года | 402-ФЗ, ст. 29, ч. 1 | храните вместе с первичкой за тот же год |
| Учётная политика и средства проверки электронной подписи | не меньше пяти лет после года последнего использования | 402-ФЗ, ст. 29, ч. 2 | электронные документы храните вместе с тем, чем проверяют подпись |
| Документы для расчёта налогов, включая подтверждение доходов и расходов | пять лет | НК РФ, ст. 23, п. 1, пп. 8 | день отсчёта в норме не указан, поэтому считайте с запасом |
| ДТ и документы к ней | пять лет со дня обстоятельства из ст. 14 | ТК ЕАЭС, ст. 320 | день отсчёта по своей партии уточните у брокера |
| Декларация соответствия и доказательства | десять лет с даты регистрации | Решение № 44, п. 123 | если срок есть в техрегламенте, действует он |
| Сертификат на партию, заявитель продавец | не меньше десяти лет с продажи последнего изделия партии | Решение № 44, п. 122 | для серийного сертификата отсчёт идёт от прекращения изготовления |
| Договор с поставщиком | не меньше пяти лет | НК РФ, ст. 23 и 402-ФЗ, ст. 29 | это наш вывод: отдельной нормы о сроке хранения договора мы не нашли |
Сроки хранения по видам документов
Таможенные документы: по ст. 320 ТК ЕАЭС их хранят пять лет со дня, когда наступило одно из обстоятельств, перечисленных в пунктах с 7 по 15 ст. 14 ТК ЕАЭС. Если товар ввезли для продажи в России, обычно это день, когда он стал товаром Союза. Единой даты для любой ДТ закон не называет, поэтому день отсчёта по своей партии спросите у брокера.
Документы соответствия: сроки хранения есть в разделе о доказательственных материалах Решения Совета ЕЭК № 44. Первым применяется срок из техрегламента (п. 121). Если в техрегламенте срока нет, декларацию хранят десять лет с даты регистрации (п. 123). Когда на товар действует несколько регламентов с разными сроками, берут самый длинный.
Учебный пример: до какой даты хранить
Пример учебный. УПД на закупку датирован 14 марта 2026 г., значит, относится к отчётному 2026 году. Пять лет после отчётного года заканчиваются 31 декабря 2031 г., поэтому в реестре пишем «хранить до 31 декабря 2031 г.». Декларацию зарегистрировали 10 апреля 2026 г., техрегламент своего срока не задаёт: храним до 10 апреля 2036 г.
Как собрать папку за пять шагов
Разложите документы по видамоколо часа в первый раз
Четыре группы: учёт, налоги, таможня, соответствие.
Заведите папку на каждую поставкуминута на документ
В папке договор, УПД, ДТ, декларация или сертификат и выписка из реестра.
Впишите сроки в реестроколо получаса
Для каждого документа укажите основание срока и дату, до которой его нельзя удалять.
Храните подпись вместе с документомодин раз при настройке
Для электронных документов храните то, чем проверяется подпись.
Раз в год пересматривайте реестроколо часа
Каждый январь удаляйте только то, у чего срок вышел и по чему нет спора или проверки.
Шаблон реестра
| Документ | Поставка | Дата документа | Основание срока | Хранить до | Где оригинал |
|---|---|---|---|---|---|
| УПД на закупку | поставка А, учебная | от 14 марта 2026 г. | 402-ФЗ, ст. 29 | до 31 декабря 2031 г. | папка поставки А |
| Декларация соответствия | поставка А, учебная | регистрация 10 апреля 2026 г. | Решение № 44, п. 123 | до 10 апреля 2036 г. | файл в папке и выписка из реестра |
| ДТ на партию | поставка А, учебная | дата выпуска по данным брокера | ТК ЕАЭС, ст. 320 | пять лет со дня, который назовёт брокер | у брокера и в папке поставки |
| Договор с поставщиком | поставка А, учебная | дата подписания договора | НК РФ, ст. 23 | не меньше пяти лет, с запасом | папка поставки А |
Шаблон реестра, строки учебные
Перед тем как вносить декларацию или сертификат в реестр, проверьте, действует ли документ, через проверку документа по номеру. Если документ прекратили, читайте наш разбор «Документ истёк или прекращён: можно ли продавать партию».
Что делать, если пришёл запрос
- Запишите, когда пришёл запрос, и срок ответа, указанный в самом запросе.
- Найдите в реестре документы за нужный период и по нужному контрагенту.
- Готовьте копии. Оригиналы отдавайте только по описи.
- Если документа нет, а срок хранения ещё идёт, до ответа поищите его у контрагента и в системе ЭДО.
Что делать с требованием прокурора и какие у вас при этом обязанности, мы разобрали отдельно: «Запрос из прокуратуры: что делать продавцу маркетплейса».
Что делать дальше
Определитель документов подскажет, что нужно на товар: сертификат, декларация, СГР или отказное письмо.