Товар пострадал на складе площадки: какие документы собрать
Товар пострадал на складе WB или Ozon: какие документы собрать для заявки и бухгалтера, как учесть потерю в налогах и учебный расчёт потери.
Обновлено 09.10.2026. Нормы сверены с НК РФ: ст. 250, 252, 265, 346.15, 346.16, 346.17 в редакции на эту дату.
Если товар повредили или потеряли на складе WB или Ozon, соберите три группы бумаг: что товар был у площадки, что он пострадал и сколько он вам стоил. Первые две берутся в кабинете и у поддержки площадки, третья у вас и поставщика. Этот набор нужен и для заявки на возмещение, и для бухгалтера, но выплату он не гарантирует.
Коротко: термины
- Себестоимость
- сколько вы заплатили за единицу товара по документам поставщика
- Возмещение
- деньги, которые площадка или страховая выплачивают за пострадавший товар
- Внереализационный расход
- расход, не связанный с продажей; сюда НК относит, в частности, потери от пожаров, аварий и других ЧС
- Акт списания
- внутренний документ, по которому товар убирают из учёта
Какие документы собрать
Таблица пригодится дважды: для обращения к площадке или страховой и для бухгалтера. Если площадка не выдаёт отдельный акт, сохраните выгрузки из кабинета и ответ поддержки с номером обращения: тогда это главное подтверждение события с её стороны.
| Документ | Где взять | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Выгрузка остатков и статусы поставок | Кабинет площадки | Товар был на складе и в каком количестве |
| Документы приёмки по поставке | Кабинет площадки | Сколько единиц площадка приняла |
| Акт или справка о повреждении или утрате | Поддержка площадки по запросу | Событие, дата, количество |
| Ответ поддержки с номером обращения | Кабинет площадки | Когда и что вы сообщили о потере |
| УПД, договор и платёжки поставщику | Поставщик и ваш банк | Себестоимость пострадавшего товара |
| Финансовый отчёт со строкой возмещения | Кабинет площадки | Сколько и когда вам возместили |
| Акт списания | Вы | Основание убрать товар из учёта |
Документы для заявки и бухгалтера
Кто может возместить потерю
От ответа зависит, куда подавать заявку и какие бумаги приложить. Условия у WB и Ozon разные и меняются, поэтому сверяйте их по оферте и уведомлениям в кабинете на день заявки. Страховка помогает, только если полис покрывает этот риск и этап, на котором был товар.
Возмещение по правилам площадки
- Заявка через поддержку или раздел претензий в кабинете
- Нужны номер поставки, артикулы и количество
- Сумму и срок определяет площадка по своим условиям
Выплата по страховке
- Работает, только если полис покрывает этот риск и этап, где был товар
- Заявка в страховую по её списку документов
- Сумму считает страховая по договору
Порядок действий
Зафиксируйте остаткив день, когда узнали
Выгрузите из кабинета остатки и статусы поставок, сохраните скриншоты с датой.
Запросите подтверждение у площадкисрок ответа задаёт площадка
Через поддержку попросите акт или справку о повреждении или утрате. Текст запроса ниже.
Сверьте с закупкойоколо рабочего дня
Сведите пострадавшие артикулы и количество с УПД поставщика и платёжками: так получится себестоимость потери.
Проверьте маркировкудо списания
Если товар маркирован, решите, что делать с кодами пострадавшего остатка, до списания.
Подайте заявкупо условиям площадки или полиса
В площадку или страховую, с документами из таблицы. Сохраните номер обращения.
Отразите в учётекогда документы собраны
Бухгалтер выбирает основание списания (ЧС или нет) и отдельно учитывает полученное возмещение.
Про коды маркировки пострадавшего остатка и замещающую партию есть отдельный разбор: что делать с маркировкой и документами после пожара на складе Wildberries.
Как потеря попадает в налоги
На общей системе потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций НК относит к внереализационным расходам (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Любой расход должен быть экономически оправдан и подтверждён документами (п. 1 ст. 252 НК РФ), поэтому акт и справку из таблицы сохраните и для бухгалтера.
Эта норма работает только при чрезвычайной ситуации. Если товар потеряли или испортили на складе без пожара, аварии или стихийного бедствия, подп. 6 п. 2 ст. 265 не подходит: основание для списания и учёт претензии к площадке бухгалтер подбирает отдельно по вашей ситуации.
Суммы возмещения убытков или ущерба, которые признал должник, относятся к внереализационным доходам (п. 3 ст. 250 НК РФ). Значит, компенсацию от площадки бухгалтер покажет в доходах отдельно от списанной потери. Как учесть страховую выплату, уточните у бухгалтера по договору страхования.
На УСН «доходы минус расходы» перечень расходов задан в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В действующей редакции он заканчивается подпунктом 45: «иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25». По пометке в тексте статьи подпункт введён Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Расход принимают, только если он соответствует п. 1 ст. 252 (п. 2 ст. 346.16). Норма новая, официальных разъяснений Минфина о складских потерях по ней мы не нашли: учитывать ли по ней потерю, решите с бухгалтером до сдачи декларации.
На УСН в доходы входят и внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 НК РФ отсылает к ст. 248). Датой дохода считается день поступления денег или погашения задолженности иным способом (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Компенсация от площадки попадёт в базу в день, когда пришли деньги или когда площадка зачла её в расчётах с вами.
Учебный расчёт
Цифры учебные. Партия 200 шт., себестоимость 450 р. за штуку, цена на витрине 1 200 р., пострадало 60 шт. Себестоимость потери: 60 × 450 = 27 000 р. Допустим, площадка возместила 18 000 р. (условная сумма). Тогда ваша потеря 27 000 - 18 000 = 9 000 р. По цене витрины те же 60 штук стоят 60 × 1 200 = 72 000 р. Поэтому в заявке указывайте и закупочную, и продажную цену и уточняйте, от какой площадка считает возмещение.
Текст запроса площадке
Тема: запрос подтверждения повреждения или утраты товара по поставке № …
«Здравствуйте. По поставке № … от … на склад … пострадала часть товара: артикулы …, количество … шт. Прошу выдать акт или справку о повреждении или утрате с датой события, причиной и количеством и сообщить порядок подачи заявки на возмещение. Прикладываю выгрузку остатков и документы приёмки по поставке.»
Паспортные данные и банковские реквизиты для этого запроса не нужны, не вставляйте их в текст обращения.
Разберём вашу ситуацию
Опишите товар и вопрос. Мы уточним исходные данные и следующий шаг.