УПД, накладная или счёт-фактура: что просить у поставщика
ИП на УСН: какие документы взять у поставщика при закупке, когда нужна счёт-фактура, что проверить в УПД при приёмке и как попросить исправленный документ.
Обновлено 30.10.2026. Нормы сверены с законом 402-ФЗ, статьёй 145 НК РФ, письмом ФНС ММВ-20-3/96@ и методическими рекомендациями ФНС по НДС для УСН.
При закупке у российского поставщика ИП на УСН нужны счёт на оплату и подписанный документ о передаче товара: товарная накладная или УПД. Счёт сам по себе поставку не подтверждает. Счёт-фактура даёт вычет НДС только тем, кто платит НДС по ставке 22% или 10%. На освобождении и на ставках 5% или 7% вычета входного НДС нет.
Коротко: что есть что
- Счёт на оплату
- основание для платежа, поставку не подтверждает
- Товарная накладная
- документ о передаче товара: что, сколько, по какой цене, кто сдал и кто принял
- УПД
- универсальный передаточный документ по форме, рекомендованной ФНС, может служить и счётом-фактурой
- Счёт-фактура
- документ для учёта НДС, по нему покупатель на ставке 22% или 10% заявляет вычет
Чем документы отличаются
Счёт показывает, сколько и за что нужно заплатить. Платёжка или чек показывают, что вы заплатили. Ни то, ни другое не говорит, что товар к вам приехал и в каком количестве. Это показывает первичный документ о передаче: накладная или УПД с подписями обеих сторон.
Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в части 2 статьи 9 закона 402-ФЗ: название документа, дата, кто его составил, содержание операции, количество или сумма с единицами измерения, должности ответственных лиц и их подписи с фамилиями и инициалами. Единой обязательной формы нет: формы первичных документов определяет руководитель (часть 4 той же статьи). Составить документ нужно при совершении операции, а если не получается, сразу после неё (часть 3).
УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном бланке. Его форму ФНС предложила письмом от 21.10.2013 ММВ-20-3/96@ как рекомендацию. В письме прямо сказано, что неприменение этой формы не может быть основанием для отказа в учёте операции. Значит, обычная накладная от поставщика тоже подходит, если в ней есть все обязательные реквизиты.
Что просить в вашей ситуации
Набор документов зависит от вашего режима по НДС, а не от того, на какой ставке работает поставщик. С 2026 года плательщики УСН платят НДС, если не освобождены. Освобождение действует, если доход не превысил 20 млн р.: этот порог действует для доходов с 2025 по 2028 год (п. 1 ст. 145 НК РФ). При ввозе товаров освобождение не действует (п. 3 той же статьи), но это отдельная история: здесь речь о закупке внутри страны.
| Ваша ситуация | Что просить у поставщика | Почему |
|---|---|---|
| Освобождение от НДС, доход не больше 20 млн р. | Подписанную накладную или УПД | Вычета входного НДС нет, нужен документ о получении товара |
| Ставка НДС 5% или 7% | Подписанную накладную или УПД | Вычета входного НДС нет, НДС поставщика входит в стоимость |
| Ставка НДС 22% или 10% | УПД, который служит и счётом-фактурой, или накладную вместе со счётом-фактурой | Вычет входного НДС заявляют по счёту-фактуре |
| Поставщик прислал только счёт и платёжку | Подписанную накладную или УПД | Без них не видно, что товар получен |
Правила вычета по п. 17 методических рекомендаций ФНС по НДС для УСН 2026 года
Правило о вычете взято из п. 17 методических рекомендаций ФНС по НДС для УСН 2026 года. Вычет входного НДС вправе заявить плательщик УСН на ставке 22% или 10%. У плательщика на ставке 5% или 7% и у освобождённого права на такой вычет нет: входной НДС включается в стоимость покупок и учитывается в расходах для УСН по мере учёта стоимости покупок.
Вы на освобождении или на ставке 5% и 7%
- Счёт-фактура для вычета не нужна
- НДС поставщика входит в стоимость товара
- Он учитывается в расходах для УСН вместе с покупкой
Вы на ставке 22% или 10%
- Нужна счёт-фактура или УПД, который её заменяет
- НДС из счёта-фактуры можно принять к вычету
- Счёт-фактуру проверяйте при приёмке, а не в конце квартала
Если поставщик сам на УСН
Поставщик на УСН, который платит НДС, в том числе по ставке 5% или 7%, обязан выставить счёт-фактуру в течение пяти календарных дней после отгрузки (п. 14 тех же рекомендаций). Если вы на ставке 22% или 10%, такая счёт-фактура для вас основание для вычета.
Бывает, что поставщик на освобождении всё же выставляет счёт-фактуру с выделенным НДС. По п. 14 рекомендаций этот НДС он должен уплатить в бюджет, а покупатель вправе принять его к вычету в обычном порядке. Если вы на освобождении или на ставках 5% и 7%, на вас это не влияет: вычета у вас нет в любом случае.
Учебный пример: сколько стоит товар в учёте
Учебный пример, цифры условные. Вы закупили партию у поставщика, который работает с НДС 22%. По счёту 122 000 р., из них 22 000 р. НДС и 100 000 р. стоимость товара без налога.
- Вы на освобождении или на ставке 5% или 7%. Вычета нет, вся сумма 122 000 р. становится стоимостью покупки. Счёт-фактура для вычета вам не нужна, нужен документ о передаче товара.
- Вы на ставке 22%. При правильно оформленной счёт-фактуре 22 000 р. можно принять к вычету, а стоимость товара в учёте 100 000 р.
Разница в 22 000 р. это ровно то, что даёт или не даёт счёт-фактура. Свою ставку и порог перехода можно прикинуть в калькуляторе УСН и НДС, а как выбрать ставку, мы разбирали в статье про НДС на УСН в 2026 году.
Что проверить в УПД или накладной при приёмке
Стороныпри приёмке
Название и реквизиты вашего ИП совпадают с договором и счётом, поставщик тот же, кому вы платили
Товар и количествопри приёмке
Наименования и количество совпадают с тем, что приехало и что было в счёте
Цена и НДСпри приёмке
Сумма, ставка НДС и итог совпадают со счётом; у поставщика без НДС стоит пометка «без НДС»
Реквизиты и подписипри приёмке
Есть название документа, дата, должности и подписи с фамилиями и инициалами
Основаниев тот же день
Номер и дата договора или счёта указаны верно, чтобы документ связывался с вашим платежом
Ошибкасразу
Нашли расхождение: просите исправленный документ, от руки ничего не правьте
Письмо поставщику, если документа нет или в нём ошибка
Шаблон можно отправить в почту или в мессенджер, где вы ведёте переписку с поставщиком:
Здравствуйте! Мы оплатили счёт № [номер] от [дата] на сумму [сумма] р. Просим прислать подписанный [УПД или товарную накладную] по поставке от [дата]. В документе нужны реквизиты нашего ИП как в договоре и перечень товара: [список с количеством]. Если вы платите НДС и мы работаем по ставке 22%, просим счёт-фактуру или УПД, который её заменяет. В полученном документе заметили расхождение: [что именно]. Просим выставить исправленный документ, от руки исправлять не будем. Спасибо.
Просите документ в день приёмки. Чем позже, тем труднее связать его с конкретной поставкой и платежом.
Чего этот документ не подтверждает
Перед первой оплатой нового поставщика проверьте его по шагам из статьи как проверить российского поставщика до предоплаты. Сколько хранить накладные, УПД и счета-фактуры, мы собрали в статье о сроках хранения документов селлера.
Что делать дальше
Проверьте прибыль со штуки на WB и Ozon: комиссия, логистика, невыкуп, реклама и налог в одном расчёте.