Недостача или брак от поставщика: акт и претензия
Что сделать в день приёмки партии с недостачей или браком от российского поставщика: акт, письмо-претензия и что требовать по ГК РФ.
Если партия от российского поставщика пришла неполной или с браком, в день приёмки пересчитайте товар при свидетелях, составьте акт о расхождении и письменно уведомьте поставщика. По договору поставки ГК РФ требует сообщить о несоответствии незамедлительно (ст. 513). Претензию с конкретным требованием отправляйте сразу после акта.
Обновлено 31.10.2026. Нормы сверены с ГК РФ, АПК РФ и постановлением Конституционного суда РФ № 38-П.
Главное
- Поставщика по договору поставки уведомляют о несоответствии незамедлительно и письменно (ст. 513 ГК РФ).
- Акт составляйте в день вскрытия. Если представитель поставщика не пришёл, составляйте сами и сохраните доказательство, что его вызывали.
- Что требовать, зависит от вида нарушения: при недостаче, пересортице и браке разные статьи ГК РФ.
- Спорный товар храните отдельно и не пускайте в продажу до решения.
Чем отличаются недостача, брак и пересортица
Недостача: приехало меньше, чем указано в договоре и товарных документах. Брак: качество не соответствует договору. Пересортица: приехал не тот ассортимент, например другие размеры или цвета. Статья 483 ГК РФ называет эти нарушения отдельно: количество, ассортимент, качество, комплектность, тара и упаковка. Порядок действий в день приёмки у них общий, а требования к поставщику разные, их мы разбираем в таблице ниже.
Что сделать в день приёмки
Сверьте до подписив день приёмки
Пересчитайте места и сверьте с УПД или накладной. Если расхождение видно сразу, подпишите документ с отметкой «принято с расхождением, акт прилагается».
Вскройте при свидетеляхв день приёмки
Нужны двое: сотрудник склада и второй человек, лучше не из закупок. Снимите на видео вскрытие, фото брака, этикетки, пломбы и упаковочные листы.
Составьте актв тот же день
Заполните акт о расхождении по шаблону ниже и подпишите у свидетелей, а также у представителя поставщика или перевозчика, если он на месте.
Уведомьте поставщика письменнов день акта
Отправьте письмо с актом и фото тем способом, который указан в договоре. Звонок не заменяет письмо.
Сохраните товардо решения вопроса
При правомерном отказе от товара покупатель обязан обеспечить его сохранность и незамедлительно уведомить поставщика (ст. 514 ГК РФ).
Отправьте претензиюсразу после акта
Укажите одно конкретное требование из таблицы ниже и срок ответа из договора.
Идите в суд, если ответа нетпо сроку претензии
По денежному требованию между ИП и юрлицами иск в арбитраж подают после отказа или через 30 календарных дней после претензии, если договор не ставит другой срок.
Если товар маркируемый, расхождение по количеству нужно отразить и в электронных документах. Как корректировать УПД, уточните у вашего оператора ЭДО до того, как подписывать исправленные документы.
Какие сроки есть на самом деле
Точного числа дней на извещение в ГК РФ нет. Срок берут из договора, а если его там нет, действуют правила ниже.
| Что делаете | Какой срок | Норма |
|---|---|---|
| Осмотр товара | срок по закону, договору или обычаям делового оборота, числа дней в ГК нет | ст. 513 п. 2 ГК РФ |
| Уведомление поставщика о несоответствии | незамедлительно и письменно | ст. 513 п. 2 ГК РФ |
| Извещение о нарушении по количеству, ассортименту, качеству | по закону или договору, иначе разумный срок после того, как нарушение должно было быть обнаружено | ст. 483 п. 1 ГК РФ |
| Отказ от товара не того ассортимента | сообщить в разумный срок, иначе товар считается принятым | ст. 468 п. 4 ГК РФ |
| Претензия до иска по денежному требованию | иск после отказа или через 30 календарных дней, если договор не ставит другой срок | ст. 4 ч. 5 АПК РФ |
Сроки по ГК РФ и АПК РФ, если в договоре нет своих
Двухлетний срок из п. 2 ст. 477 ГК РФ не считайте жёстким пределом для требований по скрытым недостаткам. Конституционный суд РФ в постановлении от 09.06.2026 № 38-П разрешил предъявлять требования по недостаткам, обнаруженным в пределах этого срока, и после его окончания, в пределах срока исковой давности. Давность считается с момента, когда недостатки были или должны были быть обнаружены, с учётом дня извещения продавца.
Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 о приёмке по количеству и качеству покупатель применяет, только если на них ссылается договор поставки (п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18). Ссылки нет: ориентируйтесь на ГК РФ и условия договора.
Шаблон акта о расхождении
Обязательной формы акта закон не задаёт. Ниже простой вариант, который можно перенести в свой бланк.
- Акт № ___ о расхождении при приёмке товара, дата и время составления, адрес склада.
- Поставщик (название, ИНН), договор № ___ от ___, УПД или накладная № ___ от ___.
- Перевозчик и номер транспортной накладной.
- Кто присутствовал: ФИО, должность, подпись. Представитель поставщика или перевозчика: ФИО либо «не явился, вызван письмом от ___».
- Состояние упаковки и пломб при получении.
- Принято по документу: ___ мест и ___ единиц. По факту: ___ мест и ___ единиц.
- Расхождение: недостача ___ единиц (какие позиции); брак ___ единиц (описание дефекта); пересортица (получено ___ вместо ___).
- Приложения: фото и видео, упаковочный лист, копии документов. Подписи составивших и свидетелей.
Шаблон письма-претензии
Кому: название поставщика и адрес из договора. От кого: ваше название, ИНН, адрес. Дата и исходящий номер.
Претензия по поставке по договору № ___ от ___
По УПД № ___ от ___ вы поставили товар. При приёмке ___ (дата) установлено расхождение: ___ (недостача ___ единиц или брак ___ единиц с описанием). Факт зафиксирован актом № ___ от ___, копия и фото прилагаются. О несоответствии вы уведомлены письмом от ___ (способ и дата отправки).
На основании ст. ___ ГК РФ (466, 468 или 475, по виду нарушения) и условий договора просим в срок ___ дней:
- Выполнить требование из таблицы ниже: довезти недостающие ___ единиц, заменить товар, соразмерно уменьшить цену на ___ р., безвозмездно устранить недостатки, возместить расходы ___ р. или вернуть уплаченные ___ р.
- Письменно сообщить, когда ваш представитель может осмотреть товар, который хранится у нас отдельно по адресу ___.
Если требования не будут выполнены, мы обратимся в арбитражный суд. Приложения: акт, фото и видео, копии УПД и договора. Подпись, должность, ФИО.
Что можно требовать от поставщика
| Ситуация | Что можно потребовать | Основание | На что обратить внимание |
|---|---|---|---|
| Недостача | довезти недостающее количество или отказаться от всего переданного товара и его оплаты, а если оплачено, вернуть деньги | ст. 466 п. 1 ГК РФ | отказ касается всего переданного товара, а не только недостающей части |
| Пересортица | принять подходящее и отказаться от остального, отказаться от всего, потребовать замены или принять всё | ст. 468 ГК РФ | в акте опишите, что заказано по договору и что приехало |
| Брак, который можно исправить | соразмерно уменьшить цену, безвозмездно устранить недостатки в разумный срок или возместить ваши расходы на устранение | ст. 475 п. 1 ГК РФ | вариант выбирает покупатель |
| Существенный брак | отказаться от договора и вернуть деньги или заменить товар на соответствующий договору | ст. 475 п. 2 ГК РФ | существенный: неустранимый, устраняется несоразмерными расходами или временем, выявляется неоднократно или проявляется вновь |
| Отказ от товара | хранить товар отдельно и сообщить поставщику | ст. 514 п. 1 ГК РФ | при необоснованном отказе поставщик вправе потребовать оплаты (ст. 514 п. 4) |
Что можно потребовать, если договор не предусматривает иное
Почти все эти правила действуют, если договор не предусматривает иное. Поэтому сначала откройте раздел договора о приёмке и претензиях: там бывают свои сроки, порядок вызова представителя и ограничения.
Что посчитать после расхождения
Учебный пример. Вы заплатили поставщику 117 000 р. за партию из 1 000 штук, 20 из них бракованные, и поставщик ещё не вернул за них деньги. Годных штук 980. Себестоимость одной годной единицы: 117 000 р. делим на 980 штук, получается 119,4 р. Стоимость брака отдельной строкой не прибавляем, иначе это двойной счёт. Когда поставщик вернёт деньги или заменит брак, пересчитайте цену единицы заново. Цифру можно подставить в калькулятор партии.
Типичные ошибки
Как обычно
- Подписать УПД без отметки и разбираться потом
- Вскрыть коробки одному и без фото
- Позвонить поставщику и ждать
- Пустить спорный товар в продажу
- Написать претензию «верните всё» без статьи
Как лучше
- Отметка «принято с расхождением» на УПД
- Вскрытие при свидетелях на видео
- Письмо с актом в день вскрытия
- Спорный товар на отдельной полке до решения
- Одно требование из таблицы со ссылкой на статью ГК
Что проверить перед следующей закупкой
Перед новой партией проверьте поставщика и условия приёмки в договоре: как проверить российского поставщика до предоплаты. Выборочную приёмку по правилам AQL мы разобрали на примере китайских фабрик в статье «Приёмка партии от фабрики»: тот же подход работает и на российском складе. Пример претензионного письма с расчётом долга есть в статье о претензии Wildberries за невыплату.
Что делать дальше
Посчитайте полную цену партии до оплаты: закупка, доставка, пошлина, ввозной НДС, документы и маркировка в одном расчёте.